Conversión prospectos - caso correo personal
En el adjunto de este artículo se detalla el análisis y solución para el problema de: "correo personal" dentro del CRM dónde no se evidenciaba que el campo quedara diligenciado por la comercial cuando el prospecto pasa a entrevista. Por lo anterior se hizo una investigación sobre el caso encontrando dos caminos de conversión desde el CRM, lo que para TI es necesario documentar para futuras configuraciones que requieran saber que existen esos dos caminos.
INFORME DE FALLA EN EL PROCESO DE CAPTURA
DE CORREO PERSONAL DE LOS LEADS
Objetivo: Identificar, describir y
comunicar a los stakeholders del proceso de captura de información de los
admitidos como insumo para la gestión de Student Services, específicamente el
campo: “Correo personal”.
Background:
·
El 18 de Diciembre se realiza la solicitud para
incluir el campo “correo personal” en el diseño de oportunidades como campo
obligatorio cuando la persona pasará a entrevista.
·
El 22 de Diciembre se realiza el ajuste en el
CRM.
·
El 19 de Enero se entrego el desarrollo y
automatización al archivo prospectos incluyendo este campo.
·
El 4 de Febrero se reporta anomalías en algunos
leads que no tienen este dato.
·
TI lo reviso esa semana sin embargo al hacer
pruebas y no encontrar anomalías, dejamos para hacer una revisión más profunda
en cuánto estuviéramos con la disponibilidad.
·
El 17 de Febrero se retomo la revisión por parte
de TI donde se hicieron las siguientes acciones:
o
Se realizaron varias pruebas encontrando el
resultado esperado.
o
Se revisaron las reglas y la automatización sin
hallazgos de bugs o fallas en la ejecución del código.
o
Se escalo el caso a Zoho sin embargo la
respuesta fue que las personas habían sido convertidas a oportunidad antes del
cambio en el CRM, no tuvimos como refutar esto ya que es una regla que se toco
después por otra solicitud y tenía una fecha reciente de cambios. Cabe aclarar
que las automatizaciones no guardan el historial de cambios.
Conclusiones:
Se tomo la
iniciativa de revisar el proceso desde como lo realiza comercial, y encontramos
que la conversión de prospecto a oportunidad cuando el lead queda en entrevista
tiene dos caminos.
Primer
camino:
Desde el
botón de conversión del header:
Segundo
camino:
Desde las
transiciones por estado:
Por lo
anterior nos pudimos dar cuenta que esto afectaba la efectividad de la
solicitud, captura y posterior paso al archivo prospectos, del campo: “Correo
personal”.
Pudimos
darnos cuenta de que algunos si tenían el correo y otros no, no es un proceso
que sea estándar en el equipo comercial y por lo cual al tener estos dos
caminos es decisión de la comercial convertir el lead por cualquiera.
TI realizo
la configuración desde la conversión del header como se visualiza en la
siguiente imagen que solicita el campo correo.
Pero cuando
se hace desde la transición de estados, estos campos no se solicitan, a pesar
de que ya hay una regla que cuando está en fase entrevista pide el campo
“correo personal” y otros campos, pero al hacerse por el blueprint se obvia
esta regla.
Desde TI
hemos corregido la situación ahora ya por cualquiera de los dos caminos se
solicita el correo personal.
Por lo
anterior el cambio estaría aplicándose desde hoy, pero nuevamente
necesitaríamos del equipo comercial para realizarlo retroactivamente.
Aclaraciones:
Los leads que hayan sido
convertidos posterior a la fecha de hoy y estén en fase de entrevista,
seguramente ya vienen sin ese campo si fueron convertidos por transición de
estados, por lo cual, si pasa alguno de estos a admitido tendrán también que se
llenados manualmente.
De parte de
TI aseguramos desde hoy el proceso, solicitamos disculpas por las molestias, y
con esta acta y la documentación técnica dejaremos el trazabilidad de este
caso.
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