En Zoho CRM existen varias maneras de obligar a que un usuario complete un campo. La mejor opción depende de cuándo y para quién querés que sea obligatorio:

• Layout: obligatorio siempre (en ese layout).

• Blueprint: obligatorio solo en una transición/estado del proceso.

• Regla de validación: obligatorio bajo condición lógica (IF/THEN), bloquea el guardado si no se cumple.

• Reglas de diseño (Design Rules): obligatorio dinámico en pantalla, según condiciones (experiencia guiada).

Recomendación práctica: si el campo debe ser obligatorio siempre, usá Layout. Si depende de una etapa del proceso, Blueprint. Si depende de lógica compleja, Validación. Si querés obligatoriedad dinámica “en vivo” en el formulario, Reglas de diseño.

Tener en cuenta que los campos obligatorios desde layout es muy probable que desconfiguren y hagan fallar las automatizaciones que se tienen en zoho flow desde el CRM hacia otras herramientas de integración.

1) Hacer un campo obligatorio desde el Layout

Cuándo usarlo

Cuando el campo debe ser obligatorio siempre para cualquiera que use ese layout (al crear o editar).

Pasos

1. Ir a Setup (Configuración).

2. Entrar a Customization → Modules and Fields.

3. Seleccionar el módulo (Leads, Contacts, Deals, etc.)
   

4. 
   

5. Ir a la pestaña Layouts y abrir el layout correspondiente.

6. Buscar el campo y marcarlo como Required (obligatorio).

   • En muchos casos se hace desde:

     • el ícono/propiedades del campo, o

     • la opción “Marcar como obligatorio”

7. Guardar.

Resultado

El sistema no permitirá guardar el registro si el campo está vacío (para ese layout).

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2) Hacer un campo obligatorio desde el Blueprint

Cuándo usarlo

Cuando el campo debe ser obligatorio solo en un punto del proceso, por ejemplo:

• al pasar de “Prospecto” a “Contactado”

• al pasar a “Cerrado ganado”

• al mover a una etapa específica

Pasos

1. Ir a Setup.

2. Entrar a Process Management → Blueprint.
   

3. Seleccionar el módulo y abrir el blueprint.

4. Hacer clic en la transición (la flecha entre estados) donde querés exigir el campo.

5. En la configuración de la transición, ir a During Transition (Durante la transición)

6. Agregar el campo en Mandatory Fields (campos obligatorios).

7. Guardar/Publicar.

Resultado

El campo solo será obligatorio cuando el usuario ejecute esa transición específica.

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3) Hacer un campo obligatorio con Regla de Validación

Cuándo usarlo

Cuando querés que el campo sea obligatorio solo bajo una condición (lógica IF/THEN).
Ejemplos:

• “Si el país es Colombia, entonces el campo Departamento es obligatorio.”

• “Si la etapa es Negotiation, entonces Fecha estimada de cierre debe estar diligenciada.”

• “Si el tipo de cliente es Empresa, entonces NIT es obligatorio.”

Pasos (estructura general)

1. Ir a Setup.

2. Entrar a Customization → Modules and Fields.

3. Seleccionar el módulo.

4. Buscar la sección de Validation Rules (Reglas de validación).

5. Crear una regla:

   • Definir la condición (cuándo aplica).

   • Definir el criterio de error (qué está mal).

   • Agregar el mensaje de error (claro y accionable).

6. Guardar.

Ejemplo lógico (conceptual)

• Condición: Stage = "Negotiation"

• Validación: Closing Date is empty

• Error: “Completa la fecha estimada de cierre antes de continuar.”

Resultado

Si se cumple la condición y el campo está vacío, Zoho bloquea el guardado y muestra el error.

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4) Hacer un campo obligatorio con Reglas de Diseño (Design Rules)

Cuándo usarlo

Cuando querés que el campo sea obligatorio dinámicamente en el formulario, dependiendo de lo que el usuario seleccione, y además querés una experiencia más guiada (mostrar/ocultar, habilitar/deshabilitar, obligar).

Ejemplos:

• Si “Tipo de documento = Pasaporte”, mostrar y obligar “País de emisión”.

• Si “Cliente = Empresa”, obligar “NIT” y “Razón social”.

Pasos

1. Ir a Setup.

2. Entrar a Customization → Modules and Fields.

3. Seleccionar el módulo.

4. Buscar Design Rules (Reglas de diseño).

5. Crear una regla:

   • Elegir el Layout donde aplica.

   • Seleccionar el campo “disparador” (trigger).

   • Definir condición (por ejemplo: “Tipo = Empresa”).

   • Definir acción: marcar otros campos como:

     • Required (obligatorio),

     • Show/Hide (mostrar/ocultar),

     • Enable/Disable (habilitar/deshabilitar).

6. Guardar.

Resultado

El usuario ve en pantalla el campo como obligatorio solo cuando se cumple la condición.

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Comparación rápida (cuál elegir)

• Layout: obligatorio fijo (regla simple, global en ese layout). (no se recomienda en Westfield)

• Blueprint: obligatorio por etapa/transición del proceso.

• Validación: obligatorio por condiciones lógicas (control fuerte al guardar).

• Design Rules: obligatorio dinámico en la UI (experiencia guiada + condiciones).

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Buenas prácticas

• Usá mensajes de error claros: qué falta y cómo solucionarlo.

• Evitá duplicar reglas (ej.: Layout + Validación + Design Rule para lo mismo) porque confunde.

• Si tenés varios layouts por roles/equipos, recordá aplicar el cambio en el layout correcto.